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「ファイリングシステムの必要性」 1.ファイリングとファイリングシステム 「ファイリング」とは、普通「必要なときにすぐ利用できるように、文书を整理しておくこと。 」と定义されています。 事务所などにおける「保管文书整理法」です。 これに対し、「ファイリングシステム」とは、文书の整理だけでなく、「文书をだれがどのように管理するのか。 使用频度が低くなった文书をどこに移して、どのように保存するのか、それを何年後に舍てるのか。 」までをも含む、一连のシステムのことです。 つまり「受け付けと分类→事务所内での保管や贷し出し→事务所外への移転と保存→廃弃までを标准化された方法によって行うための、一种の制度」ともいえます。 （日本でこの意味に用いられる「ファイリングシステム」という言叶は、一种の和制英语.この分野の先进国アメリカでは“Records management”と呼ばれています。 具体的な内容に入る前に、ファイリングシステム导入の必要性と、导入メリットを考えてみましょう。 なお、以下で「文书」というのは、いわゆる「ビジネス文书」のみを指しています。 资料类の整理法については他所に譲ります。 2.システム导入によるメリット （1）不要文书の廃弃や、使用频度が低い文书の他所への移転によって、高価なオフィススペースの有効利用环境改善が可能になる。 また、保管文书が减り、必要文书にアクセスしやすくなる。 （2）分类整理管理保管の方法を标准化することによって、だれにでも容易に、しかも短时间で必要な文书が见つけられるようになる。 事务能率の向上、人件费の节约につながる。 （3）文书の私物化を许さないので、重复保管がない。 その上、文书の廃弃が容易になる。 （前任者の残した文书类が、舍てるに舍てられず、不要なのに置いてあることがよくある。 「ひとのもの」は舍てづらいからである。 ） （4）文书の共有によって、个人が持つ贵重な知识情报が、会社の共有财产となる。 これがファイリングシステムの究极の目的。 「システム导入の実际」 1.システム导入の手顺 システム导入は以下の手顺で行われます。 （各项目については後述） （1）文书管理単位の决定 （2）不要文书の廃弃 （3）文书を「课の共有物」として整理 （4）ファイルをばらして「フォルダー」に入れ替える （5）使いやすいまとめ方、并べ方の検讨 （6）文书の贷し出し制度、「仕挂かり文书」の管理、置き换え移し変えの方法、廃弃基准の设定など、「维持管理」の方法の整备 （7）见直しと改善 2.文书管理単位の决定 「文书をどこが持っているか」ということ。 现在は、「个人が持っている」状况で、个人にとっては便利でも、管理が行き届かないという欠点があります。 この正反対がセントラルファイリングといわれるもので、全社の文书を1カ所に集めて集中管理する方法。 この场合、管理は完璧になりますが、そのつどセンターまで文书を取りに出向かなければならず、使う侧にとっては大変不便なものになります。 この中间で、「管理もある程度十分できて、しかも使い胜手がよい」という単位は、日本の会社组织でいえば“课”だとされています。 「组织をいくつかの「ファイル保管単位」に分け（通常は课）、各所に责任者をおいて、よく使う文书の保管と管理を任せます。 全体の统制は文书课で行う」という方式を「分散ファイル集中管理」と呼んでいます。 现在は、この方式をとるところが多いようです。 3.不要文书の廃弃 保管単位が决まったら（ここでは课として话をすすめる）、まず最初に课の全员が取り组まなければいけないのが、不要文书を舍てること。 アメリカでの调査结果や日本でのシステム导入の経験から、次のようなことがわかっています。 すぐ舍ててかまわないもの50％ 舍てられないが事务所に置いておく必要はないもの30％ 事务所に置く必要があるもの20％ まず各人が自分のファイルをチェックして不要文书を舍てることから始めます。 「半分は舍てる」を目标に。 以下が不要文书の目安です。 （注）商法などで法的に保存年限が决められているものは、それに従うこと。 舍てる前に要チェック。 （1）1年以上前のもので、自分の课の本务ではないもの。 その仕事を主管している课が持っているはず。 （2）自课の本务のものでも、1年以上见たことがないものは舍ててもまず大丈夫。 （米国の调査によると、文书利用100回のうち、1年以内の文书が99回、半年以内の文书が90回。 つまり、1年以上前の文书が必要とされる确率は、たったの1％） （3）清书済みの原稿、订正済みの変更通知。 （4）参考程度に送られてきた报告书通知文书。 （5）仪礼的文书类（年贺状招待状案内状など。 住所が必要ならアドレス帐に） （6）古い新闻雑志（必要な记事は切り抜きなどにする） （7）古いカタログや更新済みの统计资料価格表など。 （下手にとっておくと间违いのもと） （8）用済みのファクステレックス文书。 （9）社内用の请求伝票や整理表。 共有の文书も同様に「大扫除」をします。 4.文书を「课の共通物」として整理 あとに残った全てのファイルを1カ所に持ち寄る。 课员全员が集まり、仕分けを始めます。 （1）一昨年以上の前のものはひとまとめにする。 （チェックの後、事务所外に移す。 文书课、仓库、地下室、トランクルームなど、事情に応じて。 ） （2）帐簿図书は别にする。 （両开き保管库や书棚に） （3）伝票カード类は别にする。 （専用の整理容器を使う） （4）议员に対してもマル秘扱いの文书は、课长のキャビネットなどに入れておく。 （课长が自分で整理） ここまでして残ったのは、キャビネットに整理できます。 今年度昨年度の文书ファイル。 これらを以下のようにまとめます。 （1）各系の仕事特有のもの（系専用ファイル。 系ごとにまとめる） （2）一般的なもの（共用ファイル。 同じファイルが数册出てきた场合、最も完全なものを1部残し、あとは舍てる） （3）资料扱いしたほうがよいもの。 （统计表系数表など） 分厚い1件别ファイルについては、やはり1件别のほうが使いやすいと判断されれば、そのまま保管库整理に回す。 5.フォルダーによるファイリング 「4.课全体での整理」で整理して残ったファイルをフォルダーに移します。 手顺は次のとおり。 （1）ファイルの缀じ具やひもをはずしてバラす。 （2）本年度と昨年度の文书に分け、さらに不要文书をチェックして舍てる。 昨年度の分は、いったん别にしておく。 （3）本年度分を、题名を见れば中身がすぐわかる程度にまで细分化し、フォルダーに挟む。 （4）见出しに题名を书く。 （まだ暂定的。 後に検讨して确定） フォルダー“folder”（holderではない）とは、缀じ具やマチのない薄い纸ばさみのようなもの。 バインダーによるファイルに惯れている人には「挟むだけ」というのは抵抗があるでしょう。 しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。 （1）バインダーのように缀じなくてもよいので、すぐファイルできる。 不要になればすぐ舍てられる。 （2）一定のスペースに対して、文书収容力が大きい。 （バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。 ） （3）文书を小グループに细分化できるので、以下の利点がある。 题名を见ればすぐ中身がわかる。 （バインダーの场合、いろいろなものを缀じ込みがちで、题名が抽象的になりやすく、検索に时间がかかる。 ） 必要なものだけを取り出すことが容易。 フォルダーごとに保存年限を决められるので、移し替え置き换え（後に说明する）保存廃弃がフォルダー単位で管理できる。 つまり「舍てやすい」。 （注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを専门に研究し、欠点を补う方法を提供している会社（㈱キングダム）もあるので、参考にするとよい。 フォルダーによるファイリングには、「パーティカルファイリング法」と「ホリゾンタルファイリング法」があります。 要は「向き」の违い。 见出しの付け方や保存キャビネットが异なるだけで、原理は同じです。 详细は専门书をご覧ください。 6.使いやすいまとめ方并べ方の検讨 いよいよ、フォルダーをまとめる段阶に入ります。 「使いやすくまとめる」というのが至上命题.いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません。 现场にいて业务を知り尽くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。 （この逆が「ワリツケ方式」。 详细は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。 ）以下に、まとめ方の基本を绍介します。 （1）相手先别 往复文书ファイリングの代表的な整理方式。 「だれがだれと」でまとめるやり方で、発信者受信者がはっきりしている场合に最适.「アイウエオ顺」「地区别分类」「职制による分类」「背番号制」等の并べ方がある。 （2）主题别 なにか具体的なテーマがあって文书を探すときに便利な分类。 「なにが」でまとめるやり方。 例えば、「人事课」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「采用」「给与」「教育」に分けるというのも「主题别」の分类。 （3）标题别 「注文书」「见积书」「报告书」のように帐票化した文书。 （4）一件别 1つの案件（プロジェクト、工事、诉讼など）の始めから终わりまでを1つのファイルにまとめる方法。 （5）形式别 以上の4つのまとめ方のほかに、「禀议书」「庆吊状」のように、形式でまとめるとよい场合もある。 いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。 （1）一绪に使うことが多い文书は同じフォルダーに。 （2）一绪に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。 （3）捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。 （4）见出し类（「ガイド」「山」等）の有効利用。 しかし、例えば（1）と（3）は相反関系.结论としては、「分厚くするより、薄くするのを优先」がプロからのアドバイスです。 さて、课员の知恵をしぼって、分类の仕方や并べ方が决まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収纳.「配列表」を作り、一番前に置いて并べ方の决まりとします。 昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収纳します。 どうしても不便な点があれば柔软に改善していきます。 来年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文书を廃弃したうえで、「昨年度用」の段に移されます。 これを「移し替え」といいます。 押し出された一昨年度の文书は、不要文书廃弃の手顺を経て、保存の必要があるもののみ、事务所外に「置き替え（“引き継ぎ”と呼ぶ会社もある）」し、「保存」されます。 年に一度、日を决めて、文书课が音头をとり、「移し替え置き替え」をするとよいでしょう。 これで、个人が私有しているファイルはなくなり、课が管理するものとなりました。 古い、不要の文书も事务所から一扫されました。 しかし、「これで出来上がり」とはいきません。 事务所外への「置き替え保存」の方法や文书廃弃の基准は、どうするのか。 文书の贷し出しはどう管理するのか。 「仕挂かり文书」をどう管理するのか、等々。 システムを完成させ、维持管理していくための重要な仕事が残っています。 「システムの完成と维持管理」 1.保存と廃弃 いくら事务所が快适になっても、「押し出された文书が仓库に山积み」ではシステムが完成されたとは言えません。 舍てる技术が必要です。 保存年限は、 （1）歴史的な価値の大きさ （2）実务にとっての必要性 （3）再生の困难度 （4）スペース （5）法的な制约、等によって决まるとされていますが、 （5）以外は具体的な基准にはなりません。 これが「舍てられない」原因となっています。 结论からいえば、文书の种类によって保存年限を「制度として」决めてしまうこと。 难しいことですが、いったん决まれば、だれでも悩まずに舍てられるようになります。 「いつか必要になるかもしれない。 」とためこんでも、保存管理が不十分で见つからないとしたら、ないのも同じ。 割り切りも必要です。 保存年限の决定は重要な意味を持つので、文书の种类ごとに慎重に検讨を。 保存年限决定の目安については、専门书を参照してください。 また、保存年限はフォルダーごとにあらかじめ决めておきます。 そして事务所外への「置き替え」のときに、フォルダーごとに保存年限别（3年、5年10年、永久など）の箱に入れて保存します。 こうすると、「置き替え」の作业が简単になり、そのうえ期限が来たときにだれでも箱ごと舍てられます。 2.贷出制度の彻底と「仕挂かり文书」の管理 课の外への贷出には、贷出カードの使用を制度化します。 ファイリング系がときどきチェックし、期限切れのものは督促します。 「仕挂かり文书」とは、本当に书きかけの文书のこと。 これを各自の机のひきだしに入れるのを许すと、私物化が始まります。 担当者の名前が入った「やりかけファイル」に入れ、终业时に一定の场所に保管するようにします。 なお「使っている文书」は当然キャビネットに返してから帰ります。 3.管理维持の重要性 システムを维持していくには、専任のファイリング系を养成していくのが望ましい。 忙しい业务の片手间に「暇なときにチェックしよう」というのではすぐ元に戻ってしまう可能性が强い。 また、适切な制度化标准化マニュアル化もシステム维持のポイントです。
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